Back-up onbekend of bestaat niet
Veel ondernemers hebben hun back-up niet in orde. Vaak zelfs simpelweg omdat ze er geen hebben. In veel gevallen die ik ken is dat men aanneemt dat er een back-up is, maar hoe dat gecontroleerd of geregeld wordt is dan niet bekend. (Je back-up niet testen = geen back-up!)
Soms is een back-up ooit gemaakt bij aanschaf van nieuwe apparatuur, maar wordt er sindsdien niet meer naar omgekeken. Het komt zelfs voor dat het terug zetten van een bestand zoveel werk lijkt te zijn dat het bij verlies maar opnieuw gemaakt wordt.
Een back-up brengt rust
Of je alleen werkt of een paar mensen in dienst hebt, je ICT is vaak groter dan je denkt. Al snel gebruik je een pc, printer, router (wifi), smartphone, internetaansluiting, NAS of usb schijf.
- Controleer je die zaken regelmatig?
- Krijg je meldingen als er iets fout gaat?
- Weet je precies waar welke zaken zijn opgeslagen?
- Zijn alle apparaten bijgewerkt met de laatste drivers, software, virusscanner?
Ook voor je AVG normering zou dit allemaal in orde moeten zijn.
Probeer je eens voor te stellen wat het voor je bedrijf zou betekenen als je alle bestanden (of een aanzienlijk deel ervan) nu opeens kwijt zou zijn. Niet morgen maar nu! Herstel is niet mogelijk of duurt maanden. Gaat je bedrijf dat overleven? Hoeveel schade zou je lopen?
Ik heb klanten die voorheen wel af en toe een back-up maakten maar alles op één locatie bewaarden. Als die locatie om welke reden dan ook (tijdelijk) niet bereikbaar zou zijn, hoe lang kun je dan doorwerken zonder je gegevens?
En dan is er ook nog de wettelijke verplichting.
Ook als je gegevens verliest die je niet meer nodig denkt te hebben kun je in grote problemen komen.
Als eerste is er de wettelijke bewaartermijn voor bijvoorbeeld de belastingen, maar tegenwoordig is het verliezen van gegevens in veel gevallen ook meteen een datalek dat bij de autoriteit persoonsgegevens gemeld moet worden. Met alle ellende en het werk dat erbij komt kijken. Meer weten? Lees: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken
PLAN
Een betrouwbare back-up begint met een goed plan. Dat bestaat onder andere uit inventariseren.
- Waar worden je gegevens allemaal opgeslagen, is dat overzichtelijk bij elkaar te brengen?
- Heb je nu al apparatuur in huis waarmee je een 3-2-1 back-up systeem kan instellen?
- Wie kan er bij de gegevens waar ze nu staat, is dat met rechten af te schermen?
- Schema maken voor het controleren van de back-up en updates van de ICT.
- Zijn alle back-up versies versleuteld, zodat bij diefstal niemand iets aan de bestanden heeft.
3-2-1 back-up
Simpel gezegd betekend dit dat je 3 kopieën van je bestanden bewaard op 2 verschillende (soorten) apparaten en waarvan 1 kopie op een andere locatie staat.
Uitgebreider probeer ik minimaal dit te bereiken;
- Op de lokale opslag maak je een onmiddellijke kopie van de bestanden met versiebeheer. Zodat je snel op meerdere versies kunt terugvallen mocht je bestand beschadigd zijn.
- Maak op een tweede locatie ook een back-up met versiebeheer, zodat je op meerdere versies kan terugvallen als je bestanden moet repareren.
- Zorg voor verschillende opslag media. Lokaal op een (netwerk)schijf, een extra USB disk en in de cloud gelden ook als verschillende soorten media. Zorg wel dat het overal goed beveiligd en versleuteld staat.
Ik kan voor je uitrekenen wat de meest betrouwbare en werkbare back-up methode voor jouw bedrijf is én binnen jouw budget past. Een back-up systeem kan ook met je meegroeien. Je start eenvoudig en klein en zodra het moet bouw je extra lagen in.
Neem vrijblijvend contact op als je vragen hebt of maak een afspraak voor een inventarisatie met persoonlijk advies.
Bel of app naar 0653352143 of e-mail
